Аренда первого офисного помещения не менее захватывающая и пугающая. Если работать дома, где собственно и начинается большинство малых предприятий, дополнительные расходы могут быть пугающими. Однако, если отойти от дома и семьи, это может существенно повлиять на производительность и даст пространство и свободу для найма большего количества персонала.
Прежде чем окунуться в аренду и арендовать первое офисное помещение, необходимо определить потребности и бюджет.
Лизинг выделенного пространства или коворкинг?
Если имеется небольшая команда или работа осуществляется в одиночку и нужно просто выбраться из дома, у коворкинга есть что предложить. Они уже готовы под ключ со столами и стульями, Wi-Fi, декором и часто предлагают такие удобства, как кофе и закуски. Это более доступно и удобно, и существует в большинстве городов.
Аренда офиса занимает немного больше времени и усилий. Понадобится бюджет на мебель, электричество, телефонные линии, Wi-Fi, декор и кофеварку.
Выбор правильного места
Поиск места в сельской местности может быть сложной задачей. В городах может быть дорого. Если уже есть персонал, нужно центральное расположение, к которому легко добраться. Городские центры имеют тенденцию быть престижными, высококлассными и имеют преимущества удобного транспорта, ресторанов по соседству, магазинов, спортивных залов и баров, чтобы расслабиться и пообщаться после работы. В то же время трафик и парковка могут стать кошмаром.
Если городской адрес абсолютно необходим, стоит убедиться, что парковка доступна для всей команды и для потенциальных клиентов.
Если бюджет вызывает беспокойство, размещение в небольших городах или пригородах может стать хорошим вариантом для офиса.
Размер и расположение
Для растущего бизнеса это может быть самый сложный вопрос.Необходимо достаточно места, чтобы вместить количество сотрудников, которое будет до конца срока аренды. Если пространство начинает слишком заполняться, и аренда долгосрочная, есть варианты выхода из ситуации. Чтобы максимизировать пространство меньшего размера, стоит рассмотреть гибкие графики и удаленных работников, которые могут помочь вам привлечь лучших специалистов.
Стоит также подумать, нужны ли такие вещи как:
- конференц-залы;
- комната отдыха;
- переговорные;
- индивидуальные кабинеты сотрудников;
- возможность использовать совместное помещение типа оупенспейс;
- любые другие выделенные комнаты.
Офисные расходы
Составление бюджета для офиса может оказаться сложным делом. В дополнение к стоимости аренды, возможно, придется вносить депозиты на оплату коммунальных услуг и услуг на покупку мебели, канцелярских товаров и декора. Понадобятся ли офисные машины, такие как коммерческий принтер или факс? Также нужно будет учитывать стоимость покупки или аренды для них.
Наружная реклама
Вывески и печатные материалы являются еще одним пунктом. Как минимум, понадобится название компании и логотип на двери и визитные карточки для сотрудников. Также можно заказать рекламные вывески в офисе, рекламирующие услуги или специальные предложения, брошюры и другие информационные материалы.
Продолжительность аренды
Можно сэкономить деньги, подписав более длительный договор аренды, так как арендодатель может взимать более низкую ставку в месяц, но хватит ли места на год? А на пять лет? Если есть уверенность, что места достаточно (или если условия разумные), долгосрочная аренда может быть хорошей стратегией в долгосрочной перспективе. Если арендная плата повышается, владелец офиса оказывается взаперти, избегая затрат и неудобств, связанных с переездом, да и кто на самом деле захочет переезжать?
Стратегия отступления
Если компания перерастает свои площади до истечения срока аренды, необходимо понять, как можно юридически нарушить договор аренды. Часто договоры аренды содержат условия для выхода, просто нужно убедиться в том, сколько это будет стоить. Если в договоре аренды нет положений, обязательно стоит спросить их до подписания.
Итого
Если все же формируется решение получить офисное помещение, нужно делать это с умом. Подумать о работниках, о том, кто будет нанят на работу. Молодые люди могут чувствовать себя более комфортно в модной концепции открытого офиса, где они могут сотрудничать; пожилые люди могут предпочесть конфиденциальность отдельных офисов.
Культура компании сильно зависит от конфигурации и окружения.
Часто для создания образа правильного торгового помещения или оформления уже действующего помещения необходимы услуги профессиональных специалистов. Важно помнить, что обращение за помощью к профессионалам, экономит ваши нервы, деньги и время, а так же гарантирует получение эффективного результата.
